为什么要在办公室施行5S管理
发布时间:2017-12-29 10:25
办公室5S管理在对于个人的素质，习惯，生活细节等方面有很大的约束性，虽办公司员工对这样的约束有些抵制，但这样的约束却是经试验验证过的最有效果的方法之一，办公室5S管理的设定都是为了个人及公司的发展，只有养成良好地生活习惯机遇自会降临于你。给领导留个好印象，对自己未来的发展也会奠定基础的
（一）办公室5S管理内容
办公室5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。办公室5S不仅要求办公室执行，也要求文员去做。如果要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的管理，必须进行5S行动。
办公室5S管理
办公室5S管理的物品排放
1．整理
整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物，能集中注意力进行工作的地方。在办公桌上摆放的一般是目前需要处理的文件，而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件，应该把它们收起来放到柜子里面，而且这样的整理每天都要进行，不要把事务留到明天，要定期定制标签标识，对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。
2．整顿
整顿自己的工作作风和工作流程，让一切朝着能节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室，一般要在中午午餐吃饭前的时间做简单整理，在下午下班前做彻底全面的整理。有人习惯每天上班工作之前先整理打扫办公室，搞卫生，擦桌子，然后泡壶茶，开始做许多很无聊的事情，结果不能很好地处理当天的工作，所以整理办公室应该放在每次工作结束之后，这样可以快速进入工作状态，提升工作的效率。
3．清扫
将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍，营造快速进入工作状态的环境。及时地处理文件，建立适当的文档系统，文件包括纸质文件、电脑文件等，日用品要定期进行更新，不要乱七八糟，保持办公室的整洁，也是对工作时间的整理。
4．清洁
保持办公氛围的简洁，使自己很快进入高效工作的状态。办公室除了自己的办公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不应弄得很舒服，最好简单一点，没有靠背也可以。一般在总经理室、部门经理等处，经常会看到大班台和中班台，前面要放两张椅子，这是浪费时间的标志。如果要让办公室的工作简单快速，应把这两张椅子都撤掉，让讨论问题的人站着说话。因为人站着说话的时候语速会比较快，比较简洁，而如果让其坐着说话，一般会泡一杯茶，先寒喧一番，然后慢慢进入正题，慢慢发言，慢慢讨论，时间就会在这“慢慢”的过程中被不知不觉地浪费掉了。
办公室切忌放个人的照片、合家欢、女儿的照片、明星照片、自己爱好的羽毛球、网球拍、溜冰鞋等物品。在工作时间，如果有必要应将它们收在柜子里面，且不应将无聊的杂志、晚报、参考消息、有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方。统计表明人在多数情况下是没有办法抵制住这些物品的诱惑的。例如一看到《环球时报》的封面，认为第一个消息很有趣，决定要花5分钟时间看一下。结果往往是看完这一个，会接着再看另一个更好玩的消息，如此一来，就会忘记本职工作，工作时间实际就成为了阅报时间，当扎进到这些与工作无关的新闻里去的时候，时间就会快速流逝。所以抵制住这种种诱惑，包括抽烟、喝咖啡、上午茶、下午茶等，实际是时间管理能否取得成效的重要因素。
5．素养
养成好的习惯，摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀，让时间成为自己所能掌控的有形资源。
在办公室，人们经常会彼此说，“来来来，喝个上午茶”，“喝一杯咖啡”，“来来来，小周来抽根烟”。在职场可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到卫生间或专门抽烟的房间抽烟，当受到这样的邀请时，明明手头有一个很重要的工作，但碍于别人的面子或交情，也就会暂时搁置工作而与别人一起喝茶、喝咖啡、抽烟，这就是时间浪费的开始。
一旦自己给予别人这样的“面子”，便会使别人以为自己好交往，人比较随和，与别人能打成一片，便会有更多的人来邀请你。既然给了张三“面子”，也就不能不给李四“面子”，接下来会有王五，赵六等，自己的工作会被不停地打断和干扰，这就是办公室工作的怪圈。
不断受到干扰和打断，也包括接打电话。必要时一定要让助理接电话，自己如果要打电话，一定要拿着话筒站着打，不要坐着说话；如果自己要接电话，也要在接电话的同时就站起来，最好能对自己的电话有所规定，一般情况下接打电话不能超过5分钟，如果没有实质性谈话内容，5分钟一到就要果断结束电话。
（二）办公室的5S行动
综上所述，办公室的5S行动应该做到：
*在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；
*每天都整理，不要把事务留到明天，定制标签标色；
*及时处理文件，建立相应的文档系统；
*整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；
*避免被打断，筛选电话，拿起话筒，不坐着说话。
（三）办公室5S的适用范围
文件档案；
办公区域；
办公室管理。
（四）办公室的5S主要体现在：
1、将各种参考资料分门别类地摆放；
2、做好读书笔记，以便有需要时采用；
3、将不同项目的文件及时归档存放。特别是软拷贝应采用明确的命名，并放在正确的目录下，不同的版本以日期或版本号区别，以节省查找的时间；
4、邮箱应随时清理，节省邮箱的空间。有一个方法可以节约空间，如有重要的文件时，可在回复时加上原文，然后将原文删掉。这样可以保证总是只保存一份拷贝。另外，在发邮件时，尽量加上标题，这样也可节省时间。
管理者时刻要牢记，自己工作中最重要的事情是：创造企业的价值、绩效和利润。
五、计划的杠杆原理
（一）计划的重要性
计划是非常重要的管理措施，对于工作，管理者应该多花时间去做详细的计划，让下属加倍努力，不断地完善计划。
对于计划的理解，有一个非常经典的口号“慢慢计划，快快行动”，即在分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候，多花一些时间，多浪费一些时间是可以容忍的，因为从本质上说这不是浪费，因为考虑得周全，行动就会更快。所以中国古话曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不误砍柴功，多花一些时间把刀磨得快一些，砍起柴来就会更顺当。
但是有很多经理人正好与此相反，急于行动，疏于计划。有条件要干，没有条件也要干，创造条件干。在战争中学习战争，在战争中积累战争经验，干中学。这个理论本身是没有错的，可是如果在行动之前不假思索，不做任何的备选方案和计划，这样采取的行动就可能要多交学费，多走弯路。
在开始行动之前，一定要先坐下来想一想，作为经理人，和员工最大的区别就在于做计划，员工只要被动的服从和执行就可以算作是一个合格的员工，最多只不过是一个优秀的员工。但是经理人在行动之前，要做尽可能详细的计划。如果没有在详细和简单之间求得平衡，没有具体的操作方法，没有具体的数量，没有制定三个以上的计划就开始行动，这个经理人的管理就是失败的管理。如果是委派下属来做工作计划，一定要让其多花时间完成计划的制订工作。
中国古人讲“三思而后行”，其中包含两层意思：第一是要多花一些时间思想，然后再行动；第二是要制定三个备选方案，然后开始行动，也即要有多套方案，再采取行动。
